Racqt 1.6 — euer Verein, vollständig abgebildet

Bis heute konntet ihr in Racqt fast alles rund um euren Verein organisieren: Plätze, Mannschaften, Training, Veranstaltungen, Kommunikation. Eines fehlte — und ausgerechnet das ist die Arbeit, die im Verein nie aufhört: Mitglieder verwalten und Beiträge einziehen. Genau darum geht es in Version 1.6.

Der Anspruch war dabei nicht, eine Beitragsverwaltung zu haben. Der Anspruch war, dass ihr eure Tabelle daneben nicht mehr braucht.

Mitglieder, wie sie wirklich sind

Ein Verein besteht nicht nur aus Menschen mit Smartphone. Es gibt Kinder, passive Mitglieder, langjährige Ehrenmitglieder — und übernommene Bestände aus einer alten Verwaltung. Deshalb könnt ihr Mitglieder jetzt ohne eigene E-Mail-Adresse anlegen. Sie gehören vollständig dazu: Mitgliedsnummer, Kategorie, Beitrag, Vereinsakte.

Möchte jemand später doch die App nutzen, ladet ihr die Person ein — und alles, was bis dahin an ihr hängt, bleibt erhalten. Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Anrede pflegt ihr selbst; sie bleiben stehen, auch wenn jemand später sein Profil ändert.

Familien tragt ihr als das ein, was sie sind: Ihr legt fest, wer für wen zahlt. Rechnung und Abbuchung laufen dann über eine Person, auf dem Beleg steht trotzdem, für wen der Beitrag gilt. Und wer einen Familienbeitrag führt, definiert ihn einmal — ein Betrag für den Haushalt, ihr bestimmt, wie viele Erwachsene und Kinder er abdeckt. Wer abgedeckt ist, zahlt nichts extra.

Kündigungen rechnet ihr nicht mehr im Kopf: Racqt schlägt aus der Frist eurer Satzung das passende Austrittsdatum vor. Ändern könnt ihr es natürlich.

Neue Mitglieder melden sich selbst an

Wer eurem Verein beitreten will, füllt das Formular auf eurer Vereinsseite aus — ohne sich vorher irgendwo registrieren zu müssen. Der Beitrag wird gleich mitgewählt, und Racqt zeigt nur, was zum Alter passt; niemand bekommt aus Versehen den Jugendbeitrag.

Das SEPA-Lastschriftmandat gehört zur Anmeldung. Ihr entscheidet, ob es Pflicht ist. Familien melden sich gemeinsam an: Partner und Kinder gleich mit eintragen. Aus der Anmeldung wird mit einem Klick ein Mitglied mit Nummer und Akte — bei einer Familie gleich mehrere, verbunden über den Familienbeitrag.

Vom Beitragslauf bis zur Bank

Der Beitragslauf erzeugt die fälligen Beiträge, die Rechnungen als PDF und die E-Mails dazu. Vorher seht ihr eine Vorschau: wer wie viel zahlt, wer über einen Familienbeitrag abgedeckt ist und wer aus welchem Grund übersprungen wird. Wer im Juli eintritt oder im März austritt, zahlt anteilig — wie genau, richtet sich nach eurer Satzung.

Danach zieht ihr per SEPA-Lastschrift ein: Vorschau ansehen, freigeben, Datei herunterladen, im Online-Banking einreichen. Eure Mitglieder bekommen vorher die vorgeschriebene Ankündigung mit Betrag, Datum und Mandatsreferenz. Eine Familie sieht dabei eine Abbuchung statt drei — und zahlt einmal Bankgebühr statt dreimal.

Kommt eine Abbuchung zurück, erfasst ihr das mit einem Klick: Der Beitrag ist wieder offen, die Bankgebühr wird weitergereicht, und das Mitglied erfährt den Grund, statt sich später über einen höheren Betrag zu wundern.

Alles zusammen findet ihr unter Beiträge — ein eigener Menüpunkt mit Soll, Eingegangen, Offen und Überfällig als echten Beträgen. Von dort startet ihr Beitragslauf, Einzug und Mahnungen.

Erinnern und mahnen — auch auf Papier

Für offene Beiträge gibt es drei Stufen: Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Racqt schlägt vor, wer reif dafür ist, merkt sich die Stufe und lässt zwischen zwei Stufen eine Frist verstreichen — niemand bekommt dieselbe Mahnung zweimal. Der Ton passt sich an: Die Erinnerung geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist, die letzte Mahnung nicht mehr. Eine Mahngebühr entsteht nur, wenn ihr eine angebt; ohne Grundlage in eurer Satzung darf sie nicht erhoben werden, und das kann Racqt nicht für euch entscheiden.

Und die Mitglieder ohne E-Mail-Adresse? Für sie druckt ihr nach dem Lauf fertige Mahnschreiben als PDF — ein Brief je Seite, mit Anschriftenfeld für Fensterumschläge, im selben Wortlaut wie die E-Mail derselben Stufe. Wer lieber seine eigene Briefvorlage nutzt, lädt die Adressen als Tabelle. Damit fällt niemand mehr hinten runter, nur weil er nicht online ist.

Übrigens: Ein paar Tage vor der Fälligkeit geht automatisch eine freundliche Erinnerung raus — an alle, die per Überweisung zahlen. Das erspart einen guten Teil der Mahnungen.

Was eure Mitglieder sehen

Die häufigste Rückfrage an jeden Kassenwart lautet: „Was habt ihr da abgebucht?” In der App und im Portal beantwortet sie sich künftig von selbst. Jedes Mitglied sieht die eigenen offenen und bezahlten Beiträge, die Zahlungsweise und — wenn per Lastschrift eingezogen wird — die letzten vier Stellen der eigenen Kontonummer. Wer für seine Kinder zahlt, sieht deren Beiträge gleich mit.

E-Mails, die von euch kommen — nicht von uns

Eine Mahnung verschickt der Verein, nicht Racqt. Bisher sah man das den Mails nicht an: Sie trugen unser Logo, unsere Farben und im Fuß unsere Adresse. Das ist jetzt anders. E-Mails an eure Mitglieder tragen euer Logo, eure Vereinsfarbe und euren Namen als Absender, und wer darauf antwortet, schreibt euch — nicht unserem Support.

Im Fuß steht, was hineingehört: euer Verein als Verantwortlicher, mit Anschrift, Vertretung, Vereinsregister-Nummer und Kontakt, dazu Impressum und Datenschutz eurer Vereinsseite. Wer den Verein vertritt, schlagen wir aus eurem eingetragenen Vorstand vor — ändern könnt ihr es in den Einstellungen, denn verantwortlich seid ihr, nicht wir. Fehlt eine Angabe, sagen wir es an derselben Stelle, statt eine unvollständige Mail rausgehen zu lassen.

Was technisch bleibt: Verschickt wird weiterhin über unsere Adresse. E-Mails im Namen einer fremden Domain lassen die großen Anbieter nicht durch — sie landen im Spam. Sichtbar seid ihr, und im Fuß steht ehrlich, dass Racqt zugestellt hat.

Davon abgesehen sehen alle E-Mails jetzt einheitlich aus und funktionieren zuverlässig in jedem Postfach: in Outlook, auf dem Handy, im dunklen Modus und auch dann, wenn das Programm Bilder blockiert. Jede Schaltfläche hat den Link zusätzlich als Text darunter, und jede E-Mail sagt, warum sie verschickt wurde.

Vor dem ersten großen Versand hilft der Testmodus: Ihr schaltet ihn ein, und alle E-Mails eures Vereins gehen an eure eigenen Adressen statt an die Mitglieder — mit Anhang und allem, damit ihr seht, was ankommt. Solange er läuft, steht ein Hinweis über jeder Seite der Verwaltung. Versehentlich anlassen könnt ihr ihn nicht.

Bedienung und Barrierefreiheit

Jedes Fenster schließt mit der Escape-Taste, der Fokus bleibt darin, solange es offen ist, und springt danach dorthin zurück, wo ihr wart. Alle Eingabefelder sind für Screenreader beschriftet. Farben bedeuten überall dasselbe: Grün erledigt, Gelb wartet, Rot braucht Aufmerksamkeit. Und die großen Listen im Dashboard lassen sich durchsuchen, sortieren und auf die Spalten eindampfen, die euch interessieren — Racqt merkt sich eure Auswahl.

Unter der Haube

Der Teil, den man nicht sieht — und der trotzdem darüber entscheidet, ob man einem Programm vertraut.

Warten muss niemand mehr. Ein Mahnlauf verschickt E-Mails, und das dauert. Bisher hing die Seite daran und meldete irgendwann einen Fehler — obwohl die Mahnungen längst unterwegs waren. Wer das für einen Fehlschlag hielt, mahnte im Zweifel ein zweites Mal. Jetzt startet der Lauf, ihr arbeitet weiter, und sobald er durch ist, meldet sich Racqt. Ein Klick auf die Meldung zeigt euch, wer gemahnt wurde und was zugestellt ist — nachvollziehbar, auch Wochen später.

Rechnungen entstehen wieder zuverlässig. Auf unserem Server fehlte ein Baustein, den Racqt für die Erzeugung von PDF-Dateien braucht. Die Folge: Der Beitragslauf meldete „abgeschlossen”, erzeugte aber keine Rechnung — und weil es ohne Rechnung auch keine Rechnungsmail gibt, blieb es still. Der Baustein ist installiert, und damit so etwas nicht noch einmal unbemerkt passiert, prüft sich Racqt beim Start jetzt selbst und schreibt den Grund an den Lauf, statt nur eine Fehlerzahl zu zeigen. Uns ist dabei das Wichtigste: Ein Fehler, der sich nicht meldet, ist schlimmer als einer, der es tut.

Große Läufe bremsen nichts mehr aus. Ein Verein mit 600 Mitgliedern erzeugt 600 Rechnungen. Diese Arbeit läuft jetzt so, dass alle anderen währenddessen normal weiterarbeiten können — und Downloads, für die Racqt erst rechnen muss, bekommen die Zeit, die sie brauchen, statt mittendrin abzubrechen.

Sicherheit, die niemand bemerken soll. Die iPhone-App prüft jetzt wie die Android-App bei jeder Verbindung, dass sie wirklich mit einem Racqt-Server spricht. Die Mitgliederliste einer Tennisschule sehen nur noch angemeldete Nutzerinnen und Nutzer. Und wenn eine Nachricht über das Kontaktformular uns einmal nicht erreicht, sagen wir euch das sofort — statt eine Bestätigung zu schicken, die nichts wert ist.

Und jetzt?

1.6 steht in den Startlöchern. Sobald das Web-Update live ist, gehen die Apps für iPhone und Android in die Prüfung bei Apple und Google; euer Gerät meldet sich danach von selbst.

Wenn ihr euren Beitragseinzug zum neuen Jahr umstellen wollt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eure Mitgliederdaten zu sichten — Kategorien, Familien, Mandate. Schreibt uns, wenn ihr dabei Fragen habt oder etwas fehlt. Fast alles in diesem Release stand vorher als Wunsch in einer Mail oder in einem Gespräch am Platz.