Für Vereine
Kassenbuch
Was auf euren Vereinskonten passiert, sauber und nachvollziehbar festgehalten — mit Konten, Kategorien und einem Periodenabschluss vor der Kassenprüfung.
Noch nicht veröffentlicht. Diese Funktion gehört zu Version 1.6.0 und wird in Kürze freigeschaltet. Zum Changelog
Das Kassenbuch hält fest, was tatsächlich auf den Konten eures Vereins passiert — jede Einzahlung, jede Auszahlung, mit laufendem Saldo. Du findest es unter Finanzen › Kassenbuch.
Wer sieht diesen Bereich? Das Kassenbuch erscheint nur für Konten mit dem Rechtebereich Beiträge & Finanzen — beim Kassenwart ist er standardmäßig dabei.
Was ins Kassenbuch gehört
Das Kassenbuch bildet euer Konto ab — nicht, wer im Einzelnen bezahlt hat. Zieht ihr die Beiträge von 300 Mitgliedern per Lastschrift ein, landet dafür eine Zeile im Buch: die Gutschrift, wie sie auch auf eurem Kontoauszug steht. Wer von den 300 gezahlt hat und wer nicht, steht weiterhin bei den Beiträgen — dafür ist das Kassenbuch nicht da.
Kommt aus so einem Einzug eine einzelne Lastschrift zurück, wird sie nicht von der ursprünglichen Gutschrift abgezogen. Sie bekommt eine eigene Zeile im Buch, so wie sie auch beim Rückläufer auf dem Kontoauszug erscheint. So lässt sich jede Buchung im Kassenbuch immer auf eine Zeile im Kontoauszug zurückführen.
Ein freigegebener Einzugslauf, der noch nicht im Buch steht, wird euch oben auf der Seite von selbst vorgeschlagen. Betrag und Datum kannst du beim Bestätigen noch an das anpassen, was tatsächlich auf dem Konto angekommen ist.
Konten: Bar oder Bank
Unter Finanzen › Kassenbuch › Konten legt ihr an, was es zu führen gibt — ein Bankkonto, eine Barkasse, oder beides. Zu jedem Konto gehören ein Anfangsbestand und ein Eröffnungsdatum; der aktuelle Stand wird daraus immer neu errechnet, nicht gespeichert — er ist also immer aktuell und nie inkonsistent zu den Buchungen.
Ein Konto lässt sich stilllegen, aber nicht löschen — genauso wie eine Kategorie. Wechselt ihr die Bank, legt ihr das neue Konto an und das alte still: Es verschwindet aus der Auswahl, seine bisherigen Buchungen bleiben aber lesbar und zählen weiter zu ihrem Saldo. Löschen wäre auch gar nicht möglich, ohne festgeschriebenen Buchungen ihre Grundlage zu nehmen.
Bei einer Barkasse gilt eine Besonderheit: In Wirklichkeit kann sie nicht unter null gehen. Rutscht sie es im Buch doch, weist Racqt dich beim Buchen darauf hin — die Buchung entsteht trotzdem, damit du nicht mitten im Erfassen unterbrichst, aber du weißt: Hier fehlt vermutlich noch eine Einnahme.
Kategorien und die Sphäre
Jede Buchung bekommt genau eine Kategorie — Mitgliedsbeiträge, Platzpflege, Bankgebühren und so weiter. Beim ersten Konto legt Racqt einen Startsatz üblicher Vereinskategorien für euch an; du kannst sie umbenennen, ergänzen oder stilllegen, ganz wie euer Verein es braucht.
An jeder Kategorie hängt eine Sphäre — sie entscheidet, wie das Finanzamt eine Einnahme oder Ausgabe behandelt:
- Ideeller Bereich — der Kern eines gemeinnützigen Vereins: Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse.
- Vermögensverwaltung — etwa Zinsen oder Einnahmen aus der Verpachtung eures Vereinsheims.
- Zweckbetrieb — Einnahmen, die unmittelbar eurem Vereinszweck dienen, etwa Trainingsgebühren.
- Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb — alles darüber hinaus, zum Beispiel Bandenwerbung.
Du legst die Sphäre einmal je Kategorie fest, nicht bei jeder einzelnen Buchung — beim Buchen wählst du nur noch die Kategorie, die Sphäre ergibt sich von selbst. Änderst du sie später, wirkt das auf alles, was noch nicht abgeschlossen ist; bereits abgeschlossene Zeiträume bleiben, wie sie waren.
Eine Buchung erfassen
Zu jeder Buchung gehören zwei Daten: das Belegdatum — wann der Beleg entstanden ist — und das Buchungsdatum — wann er ins Kassenbuch kommt. Die beiden fallen oft zusammen, müssen es aber nicht. Reicht euch jemand im April noch eine Quittung vom Februar nach, bucht ihr sie trotzdem sauber im April, mit dem Februar-Datum als Beleg — statt einen bereits abgeschlossenen Monat rückwirkend anzufassen.
Dazu kommen Konto, Kategorie, Betrag, ein freier Zweck-Text und optional eine Belegnummer, falls ihr eure Belege durchnummeriert. Ob eine Buchung eine Einnahme oder eine Ausgabe ist, ergibt sich aus der gewählten Kategorie — ein Minuszeichen braucht ihr nicht zu tippen.
In der Liste steht zu jeder Buchung der laufende Saldo — der Kontostand direkt nach dieser Buchung. So seht ihr auf einen Blick, wie sich euer Konto über die Zeit entwickelt hat, ohne selbst zusammenzurechnen.
Über der Liste wählt ihr Konto und Zeitraum. Der Zeitraum grenzt nur ein, was ihr seht — die Zahl daneben bleibt der Kontostand und zählt auch alles mit, was vor dem gewählten Beginn gebucht wurde. Sonst stünde dort eine Summe, die zu keinem Kontoauszug passt.
Eine noch nicht festgeschriebene Buchung lässt sich bearbeiten — sie ist ja noch nicht Teil eines geprüften Zeitraums, ein Tippfehler ist einfach ein Tippfehler. Ist sie bereits festgeschrieben, geht das nicht mehr; dort bietet die Liste stattdessen Stornieren an, und es entsteht eine Gegenbuchung. Die ist in der Liste als solche gekennzeichnet und liegt im offenen Zeitraum — dazu gleich mehr.
Der Periodenabschluss
Unter Finanzen › Kassenbuch › Abschluss schreibt ihr einen Zeitraum fest — üblicherweise ein Geschäftsjahr. Das ist der natürliche Zeitpunkt kurz vor eurer Kassenprüfung: Alles bis zu einem gewählten Datum wird eingefroren, mit einer Übersicht, wie viele Buchungen betroffen sind und welche Summe auf welche Sphäre entfällt.
Der Abschluss ist unumkehrbar. Was danach in diesem Zeitraum steht, lässt sich nicht mehr ändern und nicht mehr löschen — nur noch durch eine Gegenbuchung korrigieren, die selbst wieder im Buch sichtbar bleibt. Genau das macht das Kassenbuch später überprüfbar: Niemand kann im Nachhinein an einer bereits geprüften Kasse etwas verändern, ohne dass es eine Spur hinterlässt.
Eine Barkasse verhindert den Abschluss, sobald sie an irgendeinem Tag des festzuschreibenden Zeitraums am Tagesende im Minus stand — nicht erst, wenn sie es am Stichtag noch tut. Stand eure Kasse am 10.02. bei -50 € und am 20.02. wieder im Plus, wird der Abschluss also trotzdem abgewiesen: In Wirklichkeit geht eine Kasse nicht unter null, und ein Minus am Ende eines Tages heißt, dass an diesem Tag eine Einnahme fehlt. Die Meldung nennt euch Kasse, Tag und Betrag. Klärt erst, welche Einnahme fehlt, tragt sie nach und schließt dann ab.
Innerhalb eines Tages zählt nur das Tagesende: Das Kassenbuch hält keine Uhrzeit fest, es weiß also nicht, ob zuerst die Ausgabe oder zuerst die Einnahme kam. Ein Minus, das sich noch am selben Tag ausgleicht, ist deshalb kein Befund. Schon beim Erfassen weisen wir euch auf einen solchen Minustag hin — dieselbe Prüfung, nur früher.
Die Grenze zur Umsatzsteuer
Das Kassenbuch führt Bruttobeträge und ist für Vereine gedacht, die keine Umsatzsteuer abführen. Maßgeblich sind dabei nicht eure Gesamteinnahmen, sondern die steuerbaren Umsätze — Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse zählen nicht mit. Rechnet ihr Trainingsgebühren über den Verein ab oder betreibt ihr eine Gaststätte in Eigenregie, sprecht das einmal mit eurem Steuerberater durch.
Was das Kassenbuch (noch) nicht kann
Es ersetzt keine Belegablage — Belege hochladen oder verwalten geht hier nicht. Eine EÜR-Auswertung oder ein Export für die Steuererklärung ist ebenso wenig dabei wie ein automatischer Bankimport oder wiederkehrende Buchungen, die sich von selbst wiederholen. Was ihr heute erfasst, tragt ihr weiterhin von Hand ein — dafür bleibt jederzeit nachvollziehbar, was ihr wann gebucht habt.
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