Für Vereine
Finanzen
Offene Posten im Blick behalten, Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen, erinnern und mahnen — der Bereich für den Kassenwart.
Noch nicht veröffentlicht. Diese Funktion gehört zu Version 1.6.0 und wird in Kürze freigeschaltet. Zum Changelog
Finanzen ist die eigene Sidebar-Gruppe neben Verein — für alles, was mit dem Eintreiben eurer Beiträge zu tun hat: offene Posten, Lastschrifteinzug, Mahnungen. Wer die Beitragssätze pflegt und den Beitragslauf startet, steht in Beiträge. Was tatsächlich auf euren Vereinskonten passiert, führt ihr im Kassenbuch.
Wer sieht diesen Bereich? Finanzen erscheint nur für Konten mit dem Rechtebereich Beiträge & Finanzen — beim Kassenwart ist er standardmäßig dabei. Wer nur die Mitgliederliste pflegt, sieht diesen Menüpunkt gar nicht erst und läuft damit auch nicht in Fehlermeldungen, weil er etwas nicht darf.
Der Ausgangspunkt: die Seite „Finanzen”
Oben stehen vier echte Beträge für das laufende Jahr: Eingegangen, Offen, Überfällig und wie viele Posten reif für die erste Mahnstufe sind. Darunter führen drei Kacheln direkt weiter: Lastschriften einziehen, Erinnern und mahnen, Alle Posten ansehen — jede zeigt gleich, was gerade ansteht. Ganz unten stehen die nächsten fälligen Posten.
Offene Posten
Unter Finanzen › Offene Posten stehen die einzelnen Posten — nicht nur die Summen: jeder Beitrag, jede Gebühr, jede Gutschrift.
Suchen kannst du nach Name oder Mitgliedsnummer, filtern nach Status, Art des Postens, Kategorie und Zeitraum. Über der Liste liegen vier Schnellfilter — Alle, Offen & überfällig, Überfällig, Bezahlt — und daneben steht immer, wie viele Posten das gerade sind. Welche Spalten du siehst, bestimmst du selbst — Mitgliedsnummer, Kategorie, Rechnungsnummer und Bezahldatum sind ausgeblendet, bis du sie brauchst.
Was du je Zeile tun kannst:
- Bezahlt — vermerkt eine Zahlung, die per Überweisung oder bar hereinkam. Der Posten zählt danach nicht mehr zur Forderung.
- Rechnung — öffnet die Rechnung als PDF. Der Knopf erscheint nur, wenn es eine gibt.
- Storno — nimmt einen Posten aus der Forderung, ohne ihn zu löschen. Er bleibt sichtbar, damit nachvollziehbar bleibt, was passiert ist.
- Ein Klick auf die Zeile führt zum Mitglied.
Für die Buchhaltung: Die Schaltfläche CSV der Auswahl exportiert genau das, was gerade gefiltert ist. So bekommt der Steuerberater die Liste, nach der er gefragt hat, statt alles.
SEPA-Mandate im Blick behalten
Ohne Mandat kein Einzug. Damit das nicht erst beim Einzug selbst auffällt, gibt es unter Finanzen › Mandate eine eigene Liste: Sie zeigt dir vereinsweit, wem ein gültiges Mandat fehlt, wessen Mandat verfallen ist und wessen in den nächsten drei Monaten verfällt — dieselben Worte, die auch auf der Mandatskarte am Mitglied stehen. Der Filter Handlungsbedarf zeigt genau diese Fälle zuerst, unter Alle siehst du jedes Mitglied mit seinem Stand. Ein Klick auf eine Zeile führt direkt zum Mitglied.
Zahlt jemand für einen anderen — ein Elternteil für sein Kind etwa —, liegt das Mandat beim Zahler. In der Zeile des Kindes steht deshalb dazu, um wen es sich handelt: Eingezogen wird über dessen Konto, und dort ist das Mandat auch zu erfassen.
Ein Mandat erfassen geht an einer einzigen Stelle: Auf der Detailseite eines Mitglieds findest du unter dem Tab Finanzen die Karte SEPA-Lastschriftmandat. Trage Kontoinhaber, IBAN und das Unterschriftsdatum des Papiermandats ein — der Scan des unterschriebenen Papiers ist dabei freiwillig. Ein Mandat lässt sich auch ohne ihn erfassen und ganz normal einziehen; das Papier reicht ihr nach, sobald ihr dazu kommt.
Racqt prüft die IBAN, bevor sie gespeichert wird — genau der Zahlendreher, der beim Abtippen passiert, fällt damit sofort auf statt erst bei der Bank. Gespeichert wird sie verschlüsselt; angezeigt werden überall nur die letzten vier Stellen.
Ein neues Mandat widerruft automatisch das bisherige: Zwei gültige Mandate würden beim nächsten Lauf zweimal abbuchen. Widerruft ihr ein Mandat, ohne gleich ein neues zu erfassen, bleibt es als Nachweis erhalten, was einmal galt — ein eventuell hinterlegter Scan bleibt dabei am Mitglied und lässt sich getrennt im Tab Dokumente löschen.
Hattet ihr früher schon einmal nur einen Scan ohne die übrigen Angaben abgelegt? Das war nie ein gültiges Mandat, das sich einziehen ließ — und es hat zugleich die Zahlungserinnerung an das Mitglied unterdrückt. Diese Mitglieder wurden also weder abgebucht noch erinnert. Sieh unter Finanzen › Mandate nach, wer betroffen sein könnte, und erfasse das Mandat einmal neu — ohne Panik, aber lieber einmal zu oft nachgesehen.
Beiträge einziehen
Der Beitragslauf entscheidet, was jemand schuldet. Der Einzug entscheidet, wann und wie es geholt wird. Beides ist getrennt, weil beides unterschiedlich oft passiert: Beiträge entstehen einmal im Jahr, eingezogen wird auch mal in zwei Etappen.
Unter Finanzen › Einzug gehst du in drei Schritten vor:
1. Vorschau
Du wählst, bis wann Beiträge einbezogen werden und wann die Bank einziehen soll. Racqt zeigt dir Anzahl, Gesamtsumme und jede geplante Abbuchung mit Zahler, Konto und Betrag. Die Vorschau ändert nichts — du kannst sie beliebig oft neu rechnen lassen.
Wichtig ist der zweite Teil: Racqt nennt ausdrücklich, wer nicht eingezogen werden kann und warum — meist, weil kein SEPA-Mandat hinterlegt ist. Diese Mitglieder brauchen eine Rechnung, sonst fallen sie still aus dem Beitragsjahr.
2. Freigabe
Erst mit der Freigabe passiert etwas: Racqt erzeugt die Lastschriftdatei, kündigt jede Abbuchung per E-Mail an und markiert die Beiträge als eingereicht. Der Schritt ist bewusst getrennt, weil ein falscher Einzug bei hunderten Mitgliedern echtes Geld kostet und sich nicht zurückdrehen lässt.
Die Vorabankündigung ist Pflicht, nicht Komfort: Deine Mitglieder müssen vor der Abbuchung wissen, wann wie viel abgeht. Betrag, Datum, Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer stehen deshalb in der Mail. Wer keine E-Mail-Adresse hat, wird dir genannt — diese Personen informierst du selbst.
3. Datei einreichen
Lade die Datei herunter und reiche sie im Online-Banking deines Vereins ein. Nach dem Fälligkeitsdatum gelten die Beiträge als bezahlt, solange nichts zurückkommt.
Wenn eine Abbuchung zurückkommt
Kommt ein Einzug zurück — Konto nicht gedeckt, Konto aufgelöst, Widerspruch —, erfasst du das beim betreffenden Eintrag über Rückläufer. Der Beitrag ist dann wieder offen, und die Bankgebühr kannst du als eigenen Posten weiterreichen; sie landet beim nächsten Einzug automatisch mit dabei.
Bei Widerspruch oder aufgelöstem Konto sperrt Racqt das Mandat: Ein weiterer Einzug würde nur eine weitere Gebühr erzeugen. Bei fehlender Deckung bleibt es gültig — beim nächsten Mal klappt es vielleicht.
Dein Mitglied bekommt dabei eine E-Mail mit dem Grund der Bank. Meistens steckt eine geänderte Bankverbindung dahinter — und nur wer davon weiß, kann sie richtigstellen. Wenn du das im Einzelfall nicht möchtest, nimm beim Erfassen das Häkchen Mitglied benachrichtigen heraus.
Erinnern und mahnen
Für offene Beiträge gibt es drei Stufen: Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung. Racqt schlägt dir vor, wer reif dafür ist, und merkt sich die Stufe am Beitrag — so bekommt niemand dieselbe Mahnung zweimal. Zwischen zwei Stufen liegt eine Karenzfrist, damit Erinnerung und Mahnung nicht am selben Tag rausgehen.
Den Lauf startest du unter Finanzen › Mahnungen. Dort wählst du oben die Stufe und die Karenzfrist — so lange muss ein Posten überfällig sein, und so lange muss die vorige Mahnung her sein. Darunter stehen alle, die dafür reif sind, mit Betrag, Fälligkeit und Tagen im Verzug. Alle sind angehakt; wen du gerade selbst am Telefon hattest, hakst du ab.
Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse sind in der Liste markiert. Du entscheidest je Lauf, was mit ihnen passiert: Standardmäßig werden sie mitgemahnt und bekommen ihr Schreiben auf Papier (siehe unten). Mit dem Häkchen Diesmal überspringen bleiben sie stattdessen auf ihrer bisherigen Stufe und stehen beim nächsten Lauf wieder in der Liste.
Vor dem Start legst du außerdem die Mahngebühr je Posten und die Zahlungsfrist fest, die in der Mail steht. Eine Mahngebühr entsteht nur, wenn du eine angibst — ohne Grundlage in eurer Satzung darf sie nicht erhoben werden, und das kann Racqt nicht für dich entscheiden.
Der Lauf läuft im Hintergrund
Ein Mahnlauf verschickt E-Mails, und das dauert — bei fünfzig Mahnungen einige Minuten. Deshalb wartet die Seite nicht darauf: Der Lauf startet, du arbeitest weiter, und sobald er durch ist, meldet sich Racqt. Ein Klick auf die Meldung öffnet die Zusammenfassung: wer gemahnt wurde, welcher Betrag offen ist und was aus jeder Mahnung geworden ist — verschickt, Brief nötig oder fehlgeschlagen.
Die Zusammenfassung bleibt erhalten. Du findest sie später über den Lauf wieder und kannst belegen, wann wer gemahnt wurde.
Mahnschreiben für Mitglieder ohne E-Mail
Kinder, passive Mitglieder, übernommene Bestände — in jedem Verein gibt es Leute ohne E-Mail-Adresse. Für sie steht in der Zusammenfassung ein eigener Block mit zwei Schaltflächen:
- Mahnschreiben als PDF — je Mitglied eine Seite, fertig formuliert, mit Anschriftenfeld für Fensterumschläge. Ausdrucken, falten, eintüten.
- Adressen als CSV — dieselben Empfänger als Tabelle, wenn du lieber deine eigene Briefvorlage nutzt.
Der Brieftext sagt dasselbe wie die E-Mail derselben Stufe. Fehlt bei jemandem auch die Anschrift, steht das im Brief statt einer Adresse — dann weißt du, wo du in der Mitgliederverwaltung nachtragen musst.
Zu jeder Stufe geht eine E-Mail raus, im Ton passend: Die Erinnerung geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist, die letzte Mahnung nicht mehr. Alle drei sagen dazu, dass die Zahlung schon unterwegs sein kann — zwischen deinem Mahnlauf und dem Zahlungseingang liegen Tage, und niemand soll sich zu Unrecht angesprochen fühlen.
Erinnerung vor der Fälligkeit
Ein guter Teil aller Mahnungen entsteht nicht aus Zahlungsunwilligkeit, sondern daraus, dass eine Rechnung im Alltag untergeht. Racqt schickt deshalb fünf Tage vor dem Fälligkeitstermin einen freundlichen Hinweis — automatisch, du musst nichts tun.
Das betrifft nur Mitglieder, die per Überweisung zahlen. Wer ein Lastschriftmandat erteilt hat, muss ohnehin nichts tun und bekommt stattdessen die Vorabankündigung des Einzugs.
Wer als Absender erscheint
Rechnungen, Mahnungen und Vorabankündigungen kommen von eurem Verein: mit eurem Logo, eurer Farbe und eurem Namen als Absender; im Fuß steht ihr als Verantwortliche mit Anschrift und Vertretung. Wo ihr das pflegt und was dafür nötig ist, steht in den Einstellungen.
E-Mails erst einmal ausprobieren
Der erste Beitragslauf oder Mahnlauf ist der, bei dem man wissen will, was tatsächlich im Postfach landet — bevor 600 Mitglieder Post bekommen. Dafür gibt es den Testmodus unter Einstellungen › Allgemein › E-Mail.
So funktioniert er: Du trägst eine oder mehrere eigene Adressen ein und schaltest ihn ein. Ab da geht jede E-Mail deines Vereins an diese Adressen statt an die Mitglieder — Rechnungen, Mahnungen, Einladungen, Buchungsbestätigungen. Der eigentliche Empfänger steht im Betreff, über der Mail steht ein Hinweis, und die Rechnungs-PDF hängt ganz normal dran.
Zwei Dinge, die dich vor Ärger bewahren:
- Ohne hinterlegte Adresse lässt sich der Testmodus gar nicht einschalten. Sonst würde still gar nichts verschickt, und das fiele erst Wochen später auf.
- Solange er läuft, steht ein Hinweisstreifen über jeder Seite der Verwaltung, mit einem Link zum Ausschalten. Der Testmodus ist der Schalter, den man einschaltet und vergisst — dagegen hilft nur, dass er sichtbar bleibt.
Nicht betroffen sind E-Mails, die zu einem Benutzerkonto gehören: Passwort zurücksetzen und Konto aktivieren kommen weiterhin bei der richtigen Person an.
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